実務のキホン！「入社」「変更」「退社」で必要な手続き、簡単にまとめみた！

2023年6月30日 Category - ブログ, 仕事, 健康保険, 労災保険, 厚生労働省シリーズ, 厚生労働省解説, 社会保険, 雇用保険

こんにちは。アンドディー（社労士事務所）の安達です。

全国的に梅雨入りして、蒸し暑い日が続いていますね。急な大雨による災害の発生しやすい時期ですので、油断せず備えておきたいものですね。

さて、今回のブログでは、入社から退社までの必要な手続きを一覧で確認できるものはないか…というお客様のお声がありましたので、簡単にまとめてみました。

１．入社

従業員が入社したとき、その雇用契約の内容によって、社会保険や雇用保険の資格取得手続きなどが必要になります。

この手続きに先立ち、主に以下の書類等が必要になりますので確認しておきましょう。

・雇用契約書(もしくは労働条件通知書)
・マイナンバー
・雇用保険被保険者番号　他

1.「雇用保険」の資格取得

週の所定労働時間が20時間以上、かつ、31日以上継続して雇用される見込みがある方については、雇用保険の資格取得手続きが必要です。

『雇用保険被保険者資格取得届』を作成し、入社日(資格取得日）の翌月10日までに、事業所の所在地を管轄するハローワークへ提出します。

【参照】雇用保険の加入手続はきちんとなされていますか！（厚生労働省ＨＰ）

2.「社会保険(健康保険・厚生年金保険)」の資格取得

週の所定労働時間及び月の所定労働日数が正社員の4分の3以上の方については、社会保険の資格取得手続きが必要です。

『健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届』を、入社日(資格取得日）から5日以内に、事業所の所在地を管轄する年金事務所へ提出します。

なお、社会保険の扶養に家族を入れる場合は、合わせて『健康保険被扶養者(異動)届』を提出することになります。

【参照】適用事業所と被保険者（日本年金機構ＨＰ）

3.住民税の切替・異動（特別徴収への切替・継続）手続き

入社前に住民税を普通徴収(本人で納税)していた方については、住民税の納付書等一式を提出してもらい、特別徴収(給与天引き)へ切り替えるために『特別徴収への切替申請書』を本人の居住地の各市区町村へ提出します。

また、前職で特別徴収(給与天引き)をしていた方については、前職で記載してもらった『特別徴収にかかる給与所得者異動届出書』を提出してもらい、本人の居住地の各市区町村へ提出します。

【参照】特別徴収切替届出（依頼）書の提出について（大阪市HP）

２．変更

従業員の住所や氏名に変更があったときは、変更の届出が必要になります。

1.住所変更

社会保険：『被保険者住所変更届』の提出が必要です。

（※マイナンバーと基礎年金番号が結びついている被保険者であれば原則届出は不要）

雇用保険：住所変更手続きは不要です。

2.氏名変更

社会保険：『被保険者氏名変更届』の提出が必要です。

（※マイナンバーと基礎年金番号が結びついている被保険者であれば原則届出は不要。保険証を急ぐ場合は必要）

雇用保険：『被保険者氏名変更届』の提出が必要です。

（※マイナンバーが登録されていても届出が必要）

上記の他、社会保険の扶養に家族を入れる・扶養から外すといった変更があったときには、『健康保険被扶養者(異動)届』の提出が必要になります。

３．退社

従業員が退社するときは、その加入する社会保険や雇用保険について資格喪失手続きなどが必要になります。

1.「雇用保険」の資格喪失

雇用保険に加入している従業員が退社する場合、雇用保険の資格喪失手続きが必要です。

『雇用保険被保険者資格喪失届』及び『雇用保険被保険者離職証明書』を、資格喪失日(退職日翌日)の翌日から10日以内に、事業所の所在地を管轄するハローワークへ提出します。

もし、退社する従業員が離職票の交付を希望しないのであれば、『雇用保険被保険者離職証明書』の提出は不要です。

ただし、この従業員が退社日時点で「59歳以上」の方である場合は、本人の交付希望の有無に関係なく離職票の交付が必要なため、『雇用保険被保険者離職証明書』の提出が必要になります。

【参照】事業主の皆様へ～雇用保険の手続きについて～手続きの詳細について（厚生労働省HP）

2.「社会保険(健康保険・厚生年金保険)」の資格喪失

社会保険に加入している従業員が退社する場合は、社会保険の資格喪失手続きが必要です。

『健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届』を、資格喪失日(退職日翌日)から5日以内に、事業所の所在地を管轄する年金事務所へ提出します。

なお、社会保険の扶養に入っている家族がいる場合でも、従業員が資格喪失するときには『健康保険被扶養者(異動)届』の提出は不要です。

ただし、「健康保険被保険者証(本人分および被扶養者分)」は返却する必要がありますので、回収漏れのないようにご留意ください。

【参照】従業員が退職・死亡したとき（健康保険・厚生年金保険の資格喪失）の手続き（日本年金機構ＨＰ）

3.住民税の異動手続き

住民税の特別徴収(給与天引き)をしていた従業員が退社したときは、『特別徴収にかかる給与所得者異動届出書』を本人の居住地の各市区町村へ提出します。

この手続きを怠ると、会社の特別徴収義務が継続したままとなり、会社に督促状等が送付されることがあるため、必ず提出するようにしましょう。

【参照】給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届出書の提出について（大阪市HP）

まとめ

今回は、「入社」「変更」「退社」の際に必要な手続きについて、簡単にまとめたものをご紹介しました。

それぞれのお手続きにあたり、従業員から提出してもらう書類や会社から交付する書類等については、企業ごとでも異なって参りますので、その点は別途ご確認頂ければと思います。

入社、変更、退社に関するお手続きでご不明な点がありましたら、お気軽にお問い合わせください。

以上、アンドディー（社労士事務所）の安達でした！

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