実務のキホン！『退職』編～公的保険の喪失手続きと書類の保管義務について～

2022年10月31日 Category - ブログ, 厚生労働省シリーズ, 厚生労働省解説, 社会保険, 雇用保険

こんにちは。アンドディー（社労士事務所）の安達です。

肌寒くなり、ようやく秋かな～と思いつつも、急に真冬並みの寒さにならないかが心配な今日この頃です。

さて、今回のブログでは、従業員の退職に伴う手続きの基本や、退職後も保管義務のある書類等についてご紹介したいと思います。

なお、『入社』に関する手続きについて知りたい！という方は、当方の過去ブログを参考にしていただけますと幸いです。

【参考ブログ】当事務所2022.03.31掲載

「実務のキホン！『入社』編～法定三帳簿と公的保険への加入手続きについて～」

１．雇用保険の資格喪失

退職する従業員が雇用保険へ加入している場合、雇用保険の資格喪失手続きが必要になります。

『雇用保険被保険者資格喪失届』および『雇用保険被保険者離職証明書』を、資格喪失日(退職日翌日)の翌日から10日以内に、事業所の所在地を管轄するハローワークへ提出します。

もし、退職する従業員が離職票の交付を希望しない場合、『雇用保険被保険者離職証明書』の提出は不要です。

ただし、この従業員が退職日時点で「59歳以上」の方である場合は、本人の交付希望の有無に関係なく離職票の交付が必要なため、『雇用保険被保険者離職証明書』の提出が必要となり注意が必要です。

【参照】事業主の皆様へ～雇用保険の手続きについて～　手続きの詳細について（厚生労働省HP）

２．社会保険の資格喪失

退職する従業員が社会保険（健康保険・厚生年金保険）に加入している場合は、社会保険の資格喪失手続きが必要になります。

『健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届』を、資格喪失日(退職日翌日)から5日以内に、事業所の所在地を管轄する年金事務所へ提出します。

なお、このとき、社会保険の扶養家族(被扶養者)がいる場合であっても、入社(資格取得)の時のように『健康保険被扶養者(異動)届』を提出する必要はありません。

ただし、「健康保険被保険者証(本人分および被扶養者分)」を返却する必要はありますので、回収漏れのないよう気を付けてください。

【参照】従業員が退職・死亡したとき（健康保険・厚生年金保険の資格喪失）の手続き（日本年金機構ＨＰ）

また、退職する従業員から、退職後の健康保険のことで質問されることもあるかと思いますので、そんなときは、当方の過去ブログを参考にしていただければ幸いです。

【参考ブログ】当事務所2022.01.04掲載

「実務のキホン！『退職後の健康保険』編～3つの選択肢と、注意しておきたい点～」

３．保管義務のある書類

退職した従業員に関する書類についても一定期間の保存が義務づけられているため、取り扱いには注意が必要です。

主には、次のような書類です。

① 労働者名簿（労働者の死亡、退職または解雇の日から5年【当分の間は3年】）

② 賃金台帳（最後の記入日または賃金支払期日のいずれか遅い方から5年【当分の間は3年】）

　※国税通則法では7年保存を義務付け

③出勤簿等（完結の日または賃金支払期日のいずれか遅い方から5年【当分の間は3年】）

④ 雇入れ又は退職に関する書類（労働者の退職又は死亡の日から5年【当分の間は3年】）

　例）履歴書、労働条件通知書、雇用契約書、解雇通知など

⑤ 年次有給休暇管理簿（期間満了後または賃金支払期日のいずれか遅い方から5年【当分の間は3年】）

⑥ 雇用保険の被保険者に関する書類（退職、解雇又は死亡の日から4年）

　例）被保険者資格取得等確認通知書、被保険者資格喪失確認通知書、被保険者離職証明書控など

⑦ 健康保険・厚生年金保険に関する書類（退職、解雇又は死亡の日から2年）

　例）資格取得確認通知書、資格喪失確認通知書、被保険者標準報酬決定通知書など

⑧ 健康診断個人票（作成日から5年）

⑨ 労災保険に関する書類（完結の日から3年)

なお、上記以外にも、保存義務のある書類が多くありますので、誤って廃棄してしまわないようご留意いただければと思います。

まとめ

今回は、退職に伴う基本の手続きや、書類の保管義務についてご紹介しました。

会社様ごとで、退職時に従業員から返却・提出してもらう書類や従業員へ交付する書類等もあるかと思いますので、合わせてご確認いただければと思います。

その他、退職に関するお手続きでご不明な点がありましたら、お気軽にお問い合わせください。

以上、アンドディー（社労士事務所）の安達でした！

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